Клиенттің сақтандыру досьесі шартты жасасу және сүйемелдеу, тараптардың өкілеттіктерін растау, тәуекелді бағалау және қаржы мониторингі талаптарын орындау үшін қалыптастырылады. Тізбе клиенттің мәртебесіне, сақтандыру түріне және тәуекел деңгейіне байланысты.
Сақтандыру компаниясына клиент досьесі не үшін қажет
Досье клиент пен өкілдің жеке басын анықтауға, өкілеттіктерді тексеруге, бенефициарлық меншік иесін айқындауға, іскерлік қатынастардың мақсатын түсінуге және операциялардың мәлімделген бейінге сәйкестігін бағалауға мүмкіндік береді. Сонымен қатар құжаттар андеррайтинг, сыйлықақыны есептеу, полисті ресімдеу және сақтандыру жағдайларын реттеу үшін пайдаланылады.
Сақтандыру ұйымдары қаржы мониторингі субъектілеріне жатады және қылмыстық жолмен алынған кірістерді заңдастыруға (жылыстатуға), терроризмді қаржыландыруға және жаппай қырып-жою қаруын таратуды қаржыландыруға қарсы іс-қимыл туралы заңнама талаптарын орындауға міндетті. Тиісінше тексеру көзделген жағдайларда сақтандыру сыйлықақысы төленгенге және (немесе) сақтандыру төлемі жүзеге асырылғанға дейін жүргізіледі.
Жеке тұлғаның құжаттары
- жеке куәлік, паспорт немесе өзге де жол берілетін құжат;
- ЖСН және байланыс деректері;
- тұрғылықты немесе болатын жерінің мекенжайы;
- сақтандыруға өтініш және клиент сауалнамасы;
- қаражат көзі туралы мәліметтер — тәуекел деңгейіне немесе операцияның сипатына қарай қажет болғанда;
- сақтандыру объектісіне құжаттар: көлік, жылжымайтын мүлік, мүлік не мүліктік мүддені растау;
- медициналық мәліметтер мен келісімдер — жеке сақтандырудың жекелеген түрлері үшін;
- сыйлықақыны қайтару немесе сақтандыру төлемі үшін банк деректемелері;
- дербес деректерді талап етілетін көлемде жинауға және өңдеуге келісім.
Шетел азаматы үшін паспорт, Қазақстанда болу құқығы туралы мәліметтер, салық нөмірі, тұратын елдегі мекенжайы және мәртебесін растайтын құжаттар қажет болуы мүмкін. Барлық шетелдік құжаттар аудармасымен және, егер талап етілсе, заңдастырылып немесе апостиль қойылып ұсынылады.
Егер өкіл әрекет етсе
Сақтандырушы клиентті ғана емес, оның өкілін де сәйкестендіреді. Әдетте өкілдің жеке басын куәландыратын құжат, ЖСН, сенімхат немесе өкілеттіктер туралы өзге де құжат сұратылады. Кәмелетке толмаған немесе әрекетке қабілетсіз адамның заңды өкілі үшін мәртебені растайтын құжаттар қажет.
Сенімхат нақты әрекетті жасауға мүмкіндік беруге тиіс: өтініш беру, шарт жасасу, талаптарды өзгерту, төлем алу немесе шартты бұзу. Мерзімінің өтуі, қажетті өкілеттіктердің болмауы және қолтаңбаның сәйкес келмеуі кемшіліктер жойылғанға дейін операциядан бас тартуға себеп болуы мүмкін.
Заңды тұлғаның құжаттары
Тіркеу
БСН, атауы, заңды мекенжайы, мемлекеттік тіркеу және қызмет түрлері туралы мәліметтер.
Өкілеттіктер
Басшы туралы шешім немесе бұйрық, қол қоюшының құжаттары, өкілдің сенімхаты.
Меншік иелері
Иелік ету құрылымы, қатысушылар, акционерлер және бенефициарлық меншік иесін айқындауға арналған мәліметтер.
Клиентке қарай сондай-ақ жарғы, лицензиялар мен рұқсаттар, қаржылық есептілік, филиалдар туралы мәліметтер, банк деректемелері, сақтандыру объектісіне құжаттар, штат кестесі немесе еңбекақы төлеу қоры, қызметкерлер тізімдері және мүліктік мүддені растайтын шарттар қажет болуы мүмкін.
Бенефициарлық меншік иесі
Бенефициарлық меншік иесі — түпкілікті нәтижесінде клиентке иелік ететін не оны бақылайтын немесе мүддесі үшін операция жасалатын жеке тұлға. Егер заңды тұлғалар тізбегінің артында басқа бақылаушы тұлға тұрса, тек директорды немесе тікелей құрылтайшыны көрсету жеткіліксіз.
Тексеру үшін иелік ету құрылымының схемалары, тізілімдерден үзінділер, қатысушылардың құрылтай құжаттары, акционерлер, трасттар және бақылаушы тұлғалар туралы мәліметтер сұратылуы мүмкін. Күрделі немесе шетелдік құрылым болғанда құжаттар көлемі әдетте ұлғаяды.
Қаржы мониторингі бойынша тексерулер
- клиентті, өкілді және бенефициарды заңнамада белгіленген тізбелермен салыстыру;
- жария лауазымды тұлғаларға және байланысты санаттарға тиесілігін анықтау;
- географиялық, өнімдік және клиенттік тәуекелді бағалау;
- іскерлік қатынастардың мақсаты мен болжамды сипатын анықтау;
- қажет болған жағдайда — операцияны қаржыландыру көзін және қаражаттың шығу тегін растау;
- іскерлік қатынастарды тұрақты мониторингтеу және тәуекелді ескере отырып мәліметтерді жаңарту;
- әдеттен тыс, шекті және күдікті операцияларды талдау.
Қосымша құжаттарды сұрату клиентті айыптауды білдірмейді. Бұл, әсіресе ірі сыйлықақы, ақшаны үшінші тұлғаға қайтару, күрделі иелік ету құрылымы, шетелдік қатысуы бар операция немесе операцияның клиенттің белгілі бейініне сәйкес келмеуі жағдайларында стандартты бақылау шарасы болуы мүмкін.
Сақтандыру объектісі бойынша құжаттар
Досьенің сақтандыру бөлігінің құрамы өнімге байланысты:
- автосақтандыру: көлікті тіркеу туралы куәлік, жүргізушілер туралы мәліметтер, иелік ету құқығы туралы құжаттар;
- мүлікті сақтандыру: құқық белгілейтін құжаттар, техникалық сипаттамалар, бағалау, фотосуреттер және объектіні қорғау туралы мәліметтер;
- қызметкерлерді сақтандыру: жұмыс берушінің деректері, еңбекақы төлеу қоры, қызметкерлер тізімі және кәсіптік тәуекел сыныбы;
- медициналық және жеке сақтандыру: өтініш, денсаулық декларациясы, жол берілетін жағдайларда медициналық құжаттар мен келісімдер;
- жауапкершілікті сақтандыру: шарттар, лицензиялар, қызметтің сипаттамасы және жауапкершілік лимиттері;
- жүктерді сақтандыру: келісімшарт, инвойс, бағыт, көлік құжаттары және жүктің сипаттамасы.
Құжаттардың сапасына қойылатын талаптар
Көшірмелер оқылатын, толық және өзекті болуға тиіс. Құжаттың нөмірін, берілген күнін, қолтаңбасын, мөрін немесе сырт жағын қиып тастауға болмайды. Электрондық файлдарды келісілген форматта, құпиясөзсіз және зақымдарсыз беру керек. Егер мәліметтер өзгерсе, клиент сақтандырушыны хабардар етіп, жаңартылған деректерді ұсынуы қажет.
Дәйектілік түпнұсқалар, нотариат куәландырған көшірмелер, мемлекеттік базалар және басқа да қолжетімді дереккөздер бойынша тексерілуі мүмкін. Қатынастар қашықтан орнатылған кезде арнайы сәйкестендіру рәсімдері, соның ішінде көзделген жағдайларда электрондық құралдар мен биометриялық тексеру қолданылады.
Сақтау мерзімі және деректерді қорғау
Тиісінше тексеру кезінде алынған құжаттар мен мәліметтер, соның ішінде досье мен хат алмасу, егер қолданылатын қағидаларда неғұрлым ұзақ мерзім белгіленбесе, іскерлік қатынастар тоқтатылған күннен бастап кемінде бес жыл сақталады. Оларға қолжетімділік шектелуге, ал дербес деректерді өңдеу заңнамаға сәйкес келуге тиіс.
Клиентке жеке куәлікті және банк мәліметтерін кездейсоқ мессенджерлер немесе белгісіз мекенжайлар арқылы жібермеген жөн. Жібермес бұрын ресми доменді, қызметкердің өкілеттіктерін және компанияның қорғалған арнасын тексеріңіз.
Құжаттарды берер алдындағы чек-лист
- Дәл сіздің өніміңіз бойынша ресми тізбені нақтылаңыз.
- Құжаттар мен өкілеттіктердің қолданылу мерзімдерін тексеріңіз.
- Барлық беттердің оқылатын көшірмелерін дайындаңыз.
- Өзекті байланыс деректері мен банк деректемелерін көрсетіңіз.
- Мәліметтерді тек ресми қорғалған арна арқылы беріңіз.
- Жіберуді растауды және сақтандырушы қабылдаған тізімді сақтап қойыңыз.
Мұрағаттық құжат
Бастапқы жарияланымда №56 бұйрық бойынша құжаттардың ескі тізбесі орналастырылған болатын. Ол тарих үшін сақталған, бірақ қолданар алдында құжаттың күшінде екенін және оның орнына қандай нормалар келгенін тексеру қажет:
Мұрағатты жүктеп алу: prikaz-56-perechen-dok-dlya-proverki-klienta-subektami-fin-monioringa.doc [42 Kb] (жүктеп алу саны: 263)
Қорытынды
Дұрыс қалыптастырылған сақтандыру досьесі екі тарапты да қорғайды: сақтандырушыға тәуекелді бағалауға және заңды орындауға, ал клиентке құқықтарын растауға және шартты немесе төлемді ресімдеуді жеделдетуге мүмкіндік береді. Жеке тізбені сұратыңыз, дәйекті мәліметтер хабарлаңыз және құжаттарды уақтылы жаңартып отырыңыз.
Материал ақпараттық сипатта. Нақты тізбе заңнамамен, сақтандырушының ішкі бақылау қағидаларымен, сақтандыру түрімен және клиенттің тәуекел деңгейімен айқындалады.