Сақтандыру компаниясының IT-шығындарын оңтайландыру
Оңтайландыру — бюджетті механикалық түрде қысқарту емес, қолайлы шығындар мен тәуекел кезінде өлшенетін нәтижеге қол жеткізу. Сақтандырушы үшін автоматтандыру, деректер сапасы, шығынды реттеу жылдамдығы және IT-жүйелердің тұрақтылығы аса маңызды.
Оңтайландыруды неден бастау керек
- Бизнес-мақсат пен өлшенетін нәтижені айқындау.
- Қолмен атқарылатын еңбек пен қателерді қоса алғанда, процестің толық құнын есептеу.
- Шектеуді табу: деректер, интеграция, келісу немесе инфрақұрылым.
- Тек лицензия бағасын емес, шешімнің бірнеше нұсқасын салыстыру.
- Пилотты іске қосып, нақты деректерде әсерін тексеру.
- Процестің иесін және тұрақты мониторингті бекіту.
Тиімділіктің негізгі көрсеткіштері
Полистің құны
Өтінімнен бастап шартты шығаруға және сақтауға дейінгі шығындар.
Төлем мерзімі
Өтініштен шешім қабылдауға және ақша аударуға дейінгі уақыт.
Қателер
Қайтарулар, түзетулер және қолмен жасалатын өзгертулер үлесі.
Қолжетімділік
Маңызды сервистердің үзіліссіз жұмыс уақыты.
Үнемдеудің заманауи бағыттары
- электрондық полис және деректерді автоматты тексеру;
- қайта енгізудің орнына клиенттің бірыңғай профилі;
- API және оқиғалық алмасу арқылы интеграциялар;
- алаяқтықты бақылай отырып, үлгілік төлемдерді автоматтандыру;
- электрондық мұрағат және құжат нұсқаларын басқару;
- қауіпсіздік талаптарына сай келетін жерде бұлттық инфрақұрылым;
- жүйелерді бақылау және іркілістердің алдын алу;
- лицензияларды басқару және пайдаланылмайтын сервистерді өшіру;
- бөлімшелер арасындағы функциялардың қайталануын азайту.
Иеленудің толық құны
IT-жүйенің сатып алу бағасы — шығыстардың бір бөлігі ғана. Енгізуді, интеграцияларды, деректерді көшіруді, қолдауды, инфрақұрылымды, оқытуды, пысықтауларды, ақпараттық қауіпсіздікті, аудитті және жеткізушіден шығу құнын ескеріңіз. Тым арзан шешім бірнеше жыл пайдаланғаннан кейін ең қымбатқа түсуі мүмкін.
Тиімділік және нәтижелілік
Нәтижелілік мақсатқа қол жеткізілгенін көрсетеді. Тиімділік — қанша ресурс жұмсалғанын көрсетеді. Жақсы шешім екі көрсеткішті де қамтамасыз етуі керек.
2012 жылғы мұрағаттық сұхбат
Төменде «NOVELTY» ЖШС бас директоры Иван Лазаревпен сұхбат толық сақталған. Мысалдар 2012 жылғы технологиялар мен экономикаға қатысты, бірақ мақсат қою, бақылау және нұсқаларды салыстыру қағидаттары әлі де пайдалы.
Сақтандыру полистері қолмен жазылып, сақтандырушының барлық операцияларының есебі «Excel» кестелеріне сәтті сыйып кететін кездер өтті. Бүгінгі күні сапалы ақпараттық жүйесіз заманауи бөлшек сақтандыру компаниясының дамуы ғана емес, күнделікті жұмыс істеуі де мүмкін емес. Осыған байланысты сақтандырушылар өз күшімен немесе сыртқы ұйымдарды тарта отырып, құны жүздеген мың доллармен есептелетін жобаларды жүзеге асыратын жеке IT-құрылымдарға ие бола бастады.
Сақтандыру компаниясының ақпараттық технологиялар саласына елеулі күрделі салымдар мен тұрақты шығындар соншалықты сөзсіз бе? Бұл мәселе бойынша өз көзқарасын «NOVELTY» ЖШС бас директоры Иван ЛАЗАРЕВ ұсынды.
– Айтыңызшы, Иван, Сіздің ойыңызша, сақтандыру компаниясының ақпараттық технологиялар саласының тиімділігін бағалау үшін қандай негізгі көрсеткіштер маңызды?
– Сақтандыру компанияларында жиі мына сұрақ төңірегінде ойланады: неліктен ақпараттық технологияларға шығындар өсуде, ал тиімділік төмен күйінде қалып отыр? Бірақ күтілген нәтижені алу үшін, тәжірибе көрсеткендей, бірнеше қарапайым ережені ұстанған пайдалы:
- нақты, қол жеткізуге болатын мақсаттар қою қажет;
- осы мақсаттарға қол жеткізу процесін тиісті ресурстармен қамтамасыз ету және
қойылған мақсаттарға қол жеткізуді тұрақты бақылау.
Оның үстіне нәтижені бағалау үшін пайдаланылатын негізгі факторлар мыналар: тиімділік – нәтижеге қол жеткізу кезінде ресурстарды ұтымды жұмсау және нәтижелілік – жоспарланған нәтижелерге қол жеткізу дәрежесі.
Тиімділік пен нәтижеліліктің рөлін қарапайым мысалмен түсіндіру оңай.
«А» және «Б» компанияларының қаржы қызметтері өздерінің ақпараттық технологиялар бөлімшелеріне Интернет арқылы есептік деректерді беру жылдамдығының төмендігіне шағымданды. «А» компаниясының IT-мамандары мәселені байланыс арнасының қосымша сыйымдылығын сатып алу арқылы шешті. «Б» компаниясының ақпараттық технологиялар мамандары мәселені басқаша шешті – олар
компания қызметкерлерінің ойын-сауық сипатындағы интернет-ресурстарға қолжетімділігін шектеп, сол арқылы компанияның тікелей қажеттіліктері үшін трафикті босатты.
Нәтижеге екі компания да қол жеткізді. Бірақ бұл ретте «А» компаниясы күрделі шығындарға ұшырады және оның шешімін тиімді деп атауға болмайды, ал «Б» компаниясы қаржы бөлімшесі үшін сапалы байланыс арнасын ұсыну туралы негізгі мәселені шешумен қатар, қызметкерлердің жұмыс уақытын мақсатты пайдалануы жөніндегі бірқатар мәселелерді де шешті, оның үстіне ешқандай қосымша қаржылық шығынсыз. Сөзсіз, «Б» компаниясы жағдайында тиім-ділік пен нәтижелілік жоғары болады.
Компанияда қойылған мақсаттарға қол жеткізу үшін жүретін процестердің тиімділігін қалай өлшеуге болатынын түсіну үшін тиімділіктің негізгі индикаторларын – қойылған міндеттерді іске асыру кезінде компания бөлімшелерінің, соның ішінде ақпараттық технологиялар бөлімшесінің, түрлі іс-шаралар мен жұмыстарды орындау тиімділігінің көрсеткіштерін пайдалануға болады. Әр компания өзі үшін тиімділік индикаторларының жүйесін дербес әзірлей алады, бірақ бүгінгі күні тек IT-процестер бойынша ғана осындай 400-ден астам көрсеткіш бар.
Ақпараттық технологиялардың тиімділігін бағалау мәселесіндегі тағы бір маңызды көрсеткіш – иеленудің жиынтық құны, яғни ақпараттық жүйенің өмірлік циклінің барлық кезеңдерінде есептелетін ақпараттық жүйелерге және басқа да шығындарды айқындау.
Бұл — компания алғашқы жуықтауда сақтандыру компаниясының ақпараттық технологиялар саласының тиімді жұмыс істеуі және оны бағалау үшін пайдалана алатын негізгі әдістемелер.
– Ақпараттық технологиялар саласына жұмсалатын шығындарды оңтайландырудың қандай әдістерін сақтандырушыларға ұсына аласыз?
– Сақтандырушылардың өздері жиі келетін алғашқы шешім – ақпараттық технологияларға арналған бюджетті қысқарту. Бюджетті кесу – мәселені шешудің ең жылдам әрі қарапайым тәсілі. Бірақ бұл ретте өте қажетті, онсыз компанияның ақпараттық технологиялар инфрақұрылымы жай ғана жұмыс істей алмайтын нәрсені кесіп тастамау үшін абайлап кесу керек.
Неғұрлым салмақты тәсіл үшін сақтандыру компаниясының ақпараттық технологиялар саласын иеленудің жиынтық құнын бағалау қажет, ол компанияның ақпараттық жүйесінің жұмыс істеуіне арналған барлық қаржылық шығындарды – жабдықтар мен бағдарламалық қамтылым сатып алуды, персоналдың жалақысын, үй-жай жалын, электр энергиясын тұтынуды және т.б. – қамтитын тікелей шығындардан, сондай-ақ компанияның ақпараттық жүйесінің жұмыс істеуіне жанама түрде жатқызылатын жанама шығындардан тұрады.
Кейде жанама шығындарға не кіретінін түсіндіруді сұрайды. Формалды түрде бұған IT-инфрақұрылымды пайдаланумен байланысты, бірақ кәсіпорын бюджетінде бабы жоқ барлық шығындарды жатқызу керек деп айта аламын. Иеленудің жиынтық құнын есептеу туралы қазіргі түсініктерге сәйкес мұндай шығындарға мыналар жатады:
• Пайдаланушылардың өз компьютерімен және бағдарламалық қамтылым жиынтығымен жұмыс істеуді өз бетінше үйренуі, әріптестерін оқытуы және оларға көмектесуі.
• Пайдаланушының өз компьютері мен бағдарламалар жиынтығына өз бетінше қызмет көрсетуі – резервтік көшірме жасау, іркілістен кейін қалпына келтіру, бағдарламаларды баптау, жаңа құрылғылардың драйверлерін орнату және т.б.
• Қызметтік компьютерлер мен ақпараттық жүйелерді бөгде жұмыс үшін, ойын-сауық, ойындар және т.с.с. үшін пайдалану.
• Ақпараттық жүйенің тұтастай немесе оның жекелеген бөліктерінің жұмысындағы тоқтап қалулар:
- жүйе компоненттерінің қуатының жеткіліксіздігінен (төмен қолжетімділігінен) немесе тұрақсыз жұмысынан;
- IT-сервис тарапынан жауап күтуге байланысты;
- жүйенің немесе оның жекелеген бөліктерінің жоспарлы немесе жоспардан тыс, апаттық тоқтатылуы себебінен.
Әдетте корпоративтік желінің әр пайдаланушысы жылына кемінде 80 жұмыс сағатын – 10 жұмыс күнін, 2 күнтізбелік аптаны – өз бетінше оқуға және өз компьютеріне қызмет көрсетуге жұмсайды деп болжанады. Бірақ тәжірибе бұл санды бір жарым-екі есеге еркін арттыруға болатынын көрсетеді.
Сақтандыру компаниясының ақпараттық технологиялар саласын иеленудің жиынтық құнын бағалағаннан кейін шығындарды оңтайландырудың ықтимал бағыттары туралы айтуға болады. Бірақ мен аутсорсинг сияқты оңтайландыру тәсіліне – функцияларды, бұл жағдайда ақпараттық технологияларды, мамандандырылған ұйымдарға беруге тоқталғым келеді.
Компанияның ақпараттық жүйесіне байланысты функцияларды сыртқы ұйымға беру туралы шешім тұтас бір қатар факторларды мұқият талдағаннан кейін қабылдануға тиіс. Ақпараттық технологиялар аутсорсингі негізгі бизнес тұрғысынан бейінді емес меншікті ақпараттық технологиялар инфрақұрылымын қысқарту, әртүрлі мердігерлермен шарттар санын, телефония, Интернет және басқаларын ұйымдастыруды азайту қажет болған жағдайларда таңдалады. Ақпараттық технологиялар аутсорсингі шығындарды қысқартады және ұйымға өзінің негізгі бизнесін жүргізуге шоғырлануға мүмкіндік береді. Мұндай аутсорсингтің түйінді сәті – ақпараттық технологиялар қызметтерін қажетті сапада, оларға ішкі ресурстарды пайдаланған жағдайдағыдан аз төлей отырып алу.
– Ақпараттық технологиялар функцияларын аутсорсингтік компанияға беру арқылы шығындарды қалай төмендетуге болады?
– Аутсорсинг тапсырыс беруші компанияға шығасыларды қысқартуға және ақпараттық жүйелер мен қосымшаларды пайдаланудың еңбек сыйымдылығы мен шығындарын айтарлықтай төмендетуге, компанияның негізгі бизнес-процестеріне шоғырлануға мүмкіндік береді. Алайда бизнес-процестерде аутсорсингті пайдалану кезінде кемшіліктер де көрінуі мүмкін. Мысалы, аутсорсингтік компания қызметкерлерінің кәсібилік деңгейі жұмыстарды орындау немесе тиісті сападағы қызметтерді көрсету үшін жеткіліксіз болып шығуы, сондай-ақ басқарушылық ықпал ету әдістерінің жеткіліксіздігі процестердің тиімділігінің төмендеуіне және қызмет көрсету шығындарының артуына әкелуі мүмкін.
Сондықтан ақпараттық технологиялар аутсорсингі үшін серіктес таңдау кезінде оның сақтандыру саласындағы тәжірибесін ескеру, дайын шешімдердің болуына және инновацияларды тұрақты қолдануына назар аудару қажет. Мұндай аутсорсинг аясындағы ынтымақтастықтың ықтимал тәсілдерінің бірі сақтандыру компанияларына арналған мамандандырылған ақпараттық шешімдерді жалға алу болуы мүмкін, олар бүгінгі күні бұлттық шешімдер деп аталатын түрде белсенді дамып келеді.
Бірнеше негізгі фактормен сипаттауға болатын бұлттық шешімдерді қолданудың пайдасы сақтандыру компаниялары үшін мүлдем айқын:
- қымбат тұратын серверлік жабдықты сатып алуға және оған қызмет көрсетуге күрделі шығындар жұмсаудың қажеті болмайды;
- қымбат бағдарламалық қамтылымға лицензиялар сатып алуға күрделі шығындар қажет болмайды;
- бағдарламалық қамтылымды сүйемелдеу үшін қымбат мамандарды тартпай-ақ жүруге болады, өйткені ақпараттық технологиялар аутсорсингі жабдық пен бағдарламалық қамтылымның үздіксіз жұмысын қамтамасыз ететін қолдау қызметінің болуын көздейді.
– Сіздің компанияңыз ақпараттық технологиялар аутсорсингінің қандай қызметтерін ұсынады және олар қаншалықты сұранысқа ие?
– Бізде жұмысты автоматтандыру мыналарды қамтиды: сақтандыру шарттарын
жазып беру, андеррайтинг, шығындарды реттеу, құжат айналымы жүйесі, клиенттермен өзара қарым-қатынасты басқару жүйесі.
Ұсынылатын шешімнің негізгі мүмкіндіктерін сипаттайтын кейбір деректерді келтіре аламын:
- 2 минут – КҚЖМ полисін жазып беру уақыты,
- 1 минут – ұзартуды ресімдеу уақыты,
- 0,5 теңге – бір полис үшін қолма-қол төлемді қабылдауды ұйымдастыру құны,
- 0 теңге – IT-персоналға шығындар,
- 0 теңге – жабдыққа шығындар,
- 0 теңге – бағдарламалық қамтылым сатып алуға шығындар,
- 0 теңге – бас ауруына қарсы дәрі-дәрмекке шығындар.
Бүгінгі күні «NOVELTY» компаниясы ұсынатын ақпараттық технологиялар аутсорсингі негізінде жұмысты автоматтандыру қызметтерін Қазақстанның 13 сақтандыру компаниясы пайдаланады.
Өткен жылдар ішінде не өзгерді
2012 жылы басты назар жергілікті инфрақұрылымға, байланыс арналарына және меншікті IT-бөлімшелерге аударылды. Бүгінде оларға бұлттар, мобильді қосымшалар, биометрия, бірыңғай сақтандыру базалары, киберорнықтылық, жасанды интеллект және дербес деректерді қорғауға қойылатын қатаң талаптар қосылды.
ЖИ негізіндегі автоматтандыру деректер сапасын, шешімдердің түсіндірмелілігін бақылауды және маңызды сақтандыру шешімдеріне адамның қатысуын талап етеді. Үнемдеу клиентке негізсіз бас тартуға немесе оны кемсітуге әкелмеуі тиіс.
Жобаның чек-парағы
- иесі және өлшенетін мақсаты бар ма;
- процестің ағымдағы құны есептелген бе;
- қауіпсіздік пен үздіксіздік тәуекелдері сипатталған ба;
- деректерді жеткізушіден қауіпсіз қайтаруға бола ма;
- әсері пилотпен тексерілген бе;
- сүйемелдеу және оқыту жоспары бар ма;
- клиенттік жол нашарлаған жоқ па.
Қорытынды
Сақтандырушының шығындарын оңтайландыру бюджет жолын жай ғана азайтпай, жылдамдықты, сапаны және басқарылуды жақсартуы тиіс. Ең жақсы нәтижені ашық метрикалар, қолмен атқарылатын операцияларды жою, сапалы деректер және технологиялық тәуекелдерді бақылау береді.
Материал ақпараттық сипатта. Нақты технологиялық шешімдер архитектураны, заңнаманы, тәуекелдерді және иеленудің толық құнын талдағаннан кейін таңдалады.