Yves Morieux: Бизнесті қалай ілгерілетуге болады

Неліктен ережелердің көбеюі тиімділікті әрдайым арттыра бермейді

Бизнес ұлғайған сайын басшылар жаңа міндеттерге көбіне қосымша регламенттермен, лауазымдармен, көрсеткіштермен және бақылау деңгейлерімен жауап береді. Бұл қисынды: ұйым неғұрлым күрделі болса, міндеттерді соғұрлым дәл бөлгісі келеді. Алайда ережелердің шектен тыс көптігі кері әсер беруі мүмкін. Қызметкерлер келісулерге, есептер дайындауға және өз көрсеткіштерін қорғауға көбірек уақыт жұмсайды, ал клиенттің мәселесін шешу баяулайды.

Компанияны басқарудың тиімді жүйесі адамдарға келісіп әрекет етуге көмектесуі тиіс. Әр бөлім тек өз учаскесін оңтайландырса, ортақ процесс қымбаттап, баяулауы мүмкін. Мысалы, сату бөлімі тапсырыстар санын көбейтуге, өндіріс стандартты емес операциялар санын азайтуға, ал сапа қызметі кез келген ауытқуды болдырмауға ұмтылады. Жеке алғанда мақсаттар орынды көрінеді, бірақ ынтымақтастықсыз олар мүдделер қайшылығын туғызады.

Басты идея: ынтымақтастық ұйымдық күрделіліктен маңыздырақ

Ив Морьёның тәсілі қарапайым ойға негізделген: өнімділік адамдарға ынтымақтасу және өз шешімдерінің салдарын көру оңай болған жерде өседі. Бұл ережелерден немесе бақылаудан бас тартуды білдірмейді. Әңгіме шын мәнінде пайдалы рәсімдерді қалдырып, қайталауды алып тастау және бөлімшелер жауапкершілікті бір-біріне аудармай, ортақ міндетті шешетін жағдай жасау туралы болып отыр.

Басқаруды жақсартудың алты бағыты

1. Қызметкерлердің шын мәнінде немен айналысатынын түсіну

Лауазымдық нұсқаулық нақты жұмыстың бәрін сирек көрсетеді. Басшыға тапсырманың клиент сұрауынан нәтижеге дейінгі жолын қадағалаған пайдалы: қай жерде күту туындайды, қажетті ақпарат кімде, қандай шешімдерді келісуге тура келеді және неге. Мұндай талдау адамдар мен бөлімшелер арасындағы нақты тәуелділіктерді көрсетеді.

2. Әртүрлі функцияларды біріктіретіндерді күшейту

Әр компанияда бірнеше бөлімге келісуге және тапсырманы аяғына дейін жеткізуге көмектесетін қызметкерлер бар. Олардың құндылығы ресми есептілікте әрдайым көріне бермейді. Мұндай адамдарға қажетті өкілеттіктер, ақпаратқа қолжетімділік және процеске ықпал ету мүмкіндігін беру маңызды. Бұл эскалациялар санын азайтып, бизнестің әрекет ету жылдамдығын арттырады.

3. Жауапты шешімдер үшін кеңістікті кеңейту

Егер кез келген ауытқу жоғарыдан рұқсатты талап етсе, ұйым жылдамдығын жоғалтады. Түсінікті шекараларды белгілеген пайдалырақ: қызметкер қандай шешімдерді өз бетінше қабылдайды, басшыға қашан хабарлауға міндетті және қандай жағдайларда қосымша тексеру қажет. Жауапкершілік пен өкілеттіктер теңгерімді болуы тиіс.

4. Шешімдердің салдарын көрінетін ету

Адам өз әрекеттерінің әріптестеріне, клиентке, мерзімдерге және шығыстарға қалай әсер ететінін көргенде, анағұрлым салмақты шешімдер қабылдайды. Өтпелі көрсеткіштер — тапсырысты орындау уақыты, қайтарулар саны, қайталама өтініштер, клиенттің қанағаттануы — көбіне оқшауланған ведомстволық KPI жиынтығынан пайдалырақ.

5. Өзара көмекті дамыту

Бөлімшелер арасындағы көмек ерекшелік емес, норма болса, ынтымақтастық тұрақты сипат алады. Ол үшін басшылыққа жеке нәтижені ғана емес, ортақ жұмысқа қосқан үлесті де бағалау маңызды: білім алмасу, қателердің себептерін жоюға көмек, функцияаралық жобаларға қатысу.

6. Ынтымақтастықтан жалтаруды көтермелемеу

Егер бөлімше өз көрсеткіштеріне қосымша шығындар немесе әріптестердің проблемалары есебінен жетсе, формальды түрде табысты нәтиже компанияны адастырады. Бағалау жүйесі бизнес үшін түпкілікті әсерді ескеруі тиіс. Бұл бүкіл ұйымға тиімді шешім іздеу әдетін қалыптастырады.

Тәсілді іс жүзінде қалай қолдануға болады

1. Бір проблемалы процесті таңдаңыз. Мысалы, өтінімді өңдеу, өнімді іске қосу немесе клиенттің өтінішін реттеу.
2. Тапсырманың нақты бағытын сипаттаңыз. Күтулерді, қайтаруларды, деректерді қайта енгізуді және артық келісулерді белгілеңіз.
3. Процеске қатысушылармен сөйлесіңіз. Оларға қандай ақпарат жетіспейтінін және шешім қабылдауға қандай шектеулер кедергі келтіретінін біліңіз.
4. Бір кедергіні алып тастаңыз. Қайталанатын тексерулерді біріктіріңіз, тапсыру санын қысқартыңыз немесе орындаушыға нақты шектелген өкілеттіктер беріңіз.
5. Ортақ нәтижені өлшеңіз. Өзгерістерге дейінгі және кейінгі жылдамдықты, сапаны, шығындарды және клиенттердің кері байланысын салыстырыңыз.

Қандай қателер жиі кездеседі

Бірінші қате — мәдениетті тек үндеулер арқылы өзгертуге тырысу. Егер процестер мен көрсеткіштер адамдарды бәсекелестікке итермелесе, командалық жұмыс туралы ұран көмектеспейді. Екіншісі — кідірістердің нақты себебін түсінбей тұрып, ауқымды қайта ұйымдастыру жүргізу. Кейде өкілеттіктерді бөлуді өзгерту немесе бір қажетсіз тексеруді алып тастау жеткілікті. Үшіншісі — нәтиженің орнына әрекеттер санын өлшеу: кеңестер мен есептер саны өздігінен компанияның клиент үшін пайдалырақ болғанын көрсетпейді.

Қорытынды

Бизнестің дамуы стратегияға, технологияларға және инвестицияларға ғана байланысты емес. Қызметкерлердің білімді жылдам біріктіріп, ортақ нәтижені ескере отырып шешім қабылдау қабілетінің маңызы зор. Адамдарға мақсат, өзара тәуелділіктер мен әрекеттердің салдары неғұрлым айқын болса, артық бюрократияға қажеттілік соғұрлым аз болады.

Yves Morieux баяндамасы ұйымдық күрделілікті жаңаша бағалауға және ынтымақтастықты қарапайым әрі өнімдірек етуге болатын нүктелерді табуға көмектеседі.